Koleksiyonlar: canlı veri katmanı

Koleksiyonlar, agent çıktılarının biriktiği ve sorgulanabildiği canlı veri katmanıdır. Bir sohbet penceresinde kalan metin yerine, üzerinde çalışabileceğiniz yapılandırılmış kayıtlar elde edersiniz.

#Koleksiyonlar sayfası

Sol menüdeki Koleksiyonlar, workspace'teki bütün koleksiyonları bir liste olarak gösterir. Liste kalabalıklaştığında üç araç işi kolaylaştırır:

• Arama çubuğu koleksiyonları ada ve amaç metnine göre süzer.
• Sıralama kutusundan ada (A→Z / Z→A), kayıt sayısına ya da oluşturma tarihine göre dizersiniz.
• Liste uzunsa sayfalanır; altındaki çubuktan sayfalar arasında gezinirsiniz.

Bu üçü yalnızca sizin ekranınız içindir, ekip arkadaşınızın listesini değiştirmez.

#Koleksiyon klasörleri

Koleksiyonları klasörlere ayırabilirsiniz ve bu da isteğe bağlıdır. Klasör açmazsanız liste bugünkü gibi düz kalır.

• Yeni klasör düğmesi bulunduğunuz yerde bir klasör açar. Klasörler listenin üstünde durur, üstüne tıklayarak girersiniz ve üstteki yol çubuğuyla geri dönersiniz.
• Bir koleksiyonu klasörün ya da yol çubuğundaki bir adımın üstüne sürükleyip bırakırsınız. Sürüklemek istemezseniz satırdaki Klasöre taşı düğmesi hedef klasörü listeden seçtirir. Klasörler de aynı yolla iç içe alınır.
• Bir klasörün içindeyken açtığınız koleksiyon o klasöre düşer.
• Klasör yalnızca düzen içindir. Koleksiyonun adı ve @collection bağlantısı değişmez. Klasör silmek koleksiyonları silmez, içindekiler klasörsüz kalır.
• Arama klasörle sınırlanmaz. Arama yazdığınızda her koleksiyon aranır ve sonuç satırı hangi klasörde durduğunu söyler.
• Koleksiyon klasörleri dosya klasörlerinden ayrıdır; Dosyalar ekranındaki klasörler burada görünmez. En fazla 5 seviye iç içe olabilir ve bir klasör yalnız kendi alanının koleksiyonlarını tutar.
• Agent'lar da kullanır. list_collections her koleksiyonun klasörünü ve klasör ağacını gösterir, create_collection koleksiyonu doğrudan bir klasörde açar, move_to_folder taşır. Agent klasörü yoluyla anar (örneğin Satış/Leadler) ve klasör silmez.

#Şemasız başlangıç, sonra yapılandırılmış mod

• Şemasız (hızlı) mod. Her koleksiyon minimum "Başlık + İçerik" ile başlar. Agent hiçbir şema tanımlamadan anında yazmaya başlayabilir.
• Yapılandırılmış mod. Sütun eklediğinizde koleksiyon tam CRUD ekranına dönüşür ve tablo, filtre, sıralama, sayfalama ve dışa aktarma kazanır.

Bu sıra bilinçlidir. Şemayı baştan doğru tasarlamak zordur, veri birikmeye başladıktan sonra hangi sütunlara ihtiyacınız olduğunu görürsünüz.

#Sütun tipleri

Grup	Tipler
Metin	text (kısa) · textarea (uzun) · html (zengin metin) · url · email · phone
Sayı ve tarih	number · currency (para birimiyle) · percent · rating (yıldız) · date · checkbox
Seçim	enum (kapalı listeden tek değer) · tags (birden çok, serbest)
Ek ve bağ	file (belge) · image (küçük resim olarak görünür) · user (workspace üyesi) · relation (başka bir koleksiyonun kayıtları)
Üretilen	ai, değerini bir agent üretir

Birkaç ayrım işinize yarar.

• enum ile tags arasındaki fark "kaç değer" sorusudur. Bir kaydın durumu tektir (enum), konuları birden çok olabilir (tags). Etiket yazarken daha önce kullandıklarınız önerilir, çünkü aynı şeyi iki farklı yazımla kaydetmemek gerekir. Tabloda ve kartlarda ilk üç etiket görünür, kalanı "+N" rozetinde toplanır; üzerine gelince hepsi okunur. Kayıt açıldığında tamamı yan yana durur.
• file ile image aynı yere yüklenir, farklı okunur. Dosyada "hangi belge", görselde "neye benziyor" sorulur. Görsel tabloda küçük resim olur ve galeri görünümüne kapak verir.
• number, currency, percent ve rating aynı sayıyı saklar. Farkları nasıl yazıldıkları ve toplandıklarıdır.
• date sütununun nasıl yazılacağını siz seçersiniz. Varsayılan 30.01.2026. Sütun ayarlarından 30 Ocak 2026, 01.2026, Ocak 2026 ya da yalnızca 2026 seçebilirsiniz — bir kuruluş yılında gün göstermek gereksiz bir ayrıntıdır. Seçim yalnız okunuşu değiştirir; saklanan değer her zaman tam tarihtir, böylece sıralama ve filtre doğru çalışır. Sütuna yazarken biçimi tutturmak zorunda değilsiniz: 30.01.2026 da, 30 Ocak 2026 da, 1998 de kabul edilir ve tarihe çevrilir. Agent'ların yazdığı değerler de aynı yoldan geçer.

Sütun eklerken tipe göre ek ayarlar çıkar, örneğin ondalık basamak, para birimi, yıldız sayısı, tarihin nasıl yazılacağı, saatin de tutulup tutulmayacağı ve ilişkinin hedef koleksiyonu.

#Bir sütunun tipini değiştirmek

Tip sonradan değiştirilebilir, ama körlemesine değil. Ayarlar ekranında sütunun yanındaki tip değiştirme düğmesine bastığınızda yeni tipi seçersiniz ve Orbi sütunun tamamına bakıp size şunları söyler. Kaç değer yeni tipte de kalacak, kaç değer boşalacak ve boşalacaklardan birkaç örnek. Kayıp varsa onay kutusunu işaretlemeden dönüşüm başlamaz.

Dönüşüm gerçekten çevrilebilen değerleri taşır. "7,5" bir sayıya, "1.250,50 TRY" bir tutara döner, "abc" ise sayıya dönmez ve o hücre boşalır. Seçim listesi olan bir tipe (tek seçim ya da etiket) geçerken liste mevcut değerlerden kurulur, elle yeniden yazmanız gerekmez.

Bazı sütunlar dönüşmez. Kişi, ilişki, dosya, görsel ve agent sütunu böyledir. Bunların değeri bir metin değil, başka bir kaydın kimliğidir ve metne çevrilmiş bir kimliğin geri dönüşü olmaz.

#İlişki sütunu

relation sütunu bir kaydı başka kayıtlara bağlar, örneğin "bu lead hangi şirkete ait" ya da "bu fırsatın müşterisi kim" sorusunu cevaplar. Bağ kurulduktan sonra o sütuna göre filtreleyebilirsiniz.

Hedef, koleksiyonun kendisi de olabilir. Aynı koleksiyondaki iki kaydı birbirine bağlamak istediğinizde hedef listesinden o koleksiyonu seçersiniz. Bir yazının Türkçe ve İngilizce kaydı, bir kaydın üstü ya da birbiriyle ilgili kayıtlar böyle bağlanır. Kayıt kendine bağlanamaz ve seçim listesinde kendisi çıkmaz. Bağın karşılıklı olmasını istiyorsanız iki kaydın sütununu da doldurun, çünkü Orbi ters yönü kendiliğinden yazmaz.

Agent'lar bu sütuna mention yazarak bağ kurar, örneğin @collection.sirketler.12 yazar. Sistem bunu doğru kayda çevirir ve agent'ın yeni bir şey öğrenmesi gerekmez.

#Zorunlu sütun

Bir sütunu zorunlu işaretlerseniz o sütun boş bırakılarak kayıt yazılamaz. Bu kural agent'lar için de geçerlidir ve şemayla birlikte onlara gider.

Benzersizlik kuralı yoktur. Aynı kaydın iki kez yazılmasını engellemek için koleksiyonun kendi tekrar önleme ayarı vardır, aşağıda anlatılıyor.

#Agent sütunu

ai tipindeki bir sütunun değerini siz yazmazsınız, seçtiğiniz agent üretir. Sütunu eklerken hangi agent'ın çalışacağını ve ne üretmesi gerektiğini yazarsınız.

"Şirketin adına ve sektörüne bakarak bu lead'in bize uygunluğunu 0-100 arası puanla. Sadece sayıyı yaz."

Agent satırın diğer sütunlarını görür. Doldurma elle başlatılır. Hücrenin üstündeki ✨ ile tek satır, sütun menüsündeki "Görünen satırları doldur" ile ekrandakilerin hepsi doldurulur. Bunun elle olması bilinçlidir, çünkü bir tablonun tamamını farkında olmadan modele göndermek gereksiz kredi harcar. Ürettiği değeri sonradan elle düzeltebilirsiniz.

#Sütunun kullanım amacını yazın

Her sütuna bir kullanım amacı açıklaması ekleyebilirsiniz (sütun başlığının yanındaki kalem simgesi). Bu açıklama agent'ın o sütuna ne yazacağına karar verirken kullandığı bilgidir.

Örnek olarak ozet sütunu için "Kaydın 1-2 cümlelik özeti, tam içerik değil" yazmak, agent'ın oraya tüm makaleyi kopyalamasını engeller. Küçük bir cümle, tekrar eden bir hatayı kalıcı olarak çözer.

#CRUD ve liste

• Agent'lar ve kullanıcılar kayıtları doğrudan ekler, güncelleyip siler.
• Her kayıtta oluşturma ve güncelleme zamanı ile son güncelleyenin kim olduğu tutulur. İki zaman damgası kayıt panelinin altında hep görünür. Tabloda sütun olarak açmak isterseniz Sütunlar → Kayıt bilgileri bölümünden seçin (Görünümler, filtre ve tablo). Güncelleme zamanı kaydın kendisi düzenlendiğinde ilerler, yani tek tek, toplu ya da bir agent sütunu doldurduğunda. Bir sütunun adını değiştirmek, bir sütunu silmek ya da tipini dönüştürmek koleksiyonun yapısına yapılan işlemlerdir ve kayıtların güncelleme zamanını değiştirmez.
• Her kayıt koleksiyon içinde insana okunur bir numara taşır (#42) ve bunu mention'da kullanabilirsiniz.
• Liste sunucu taraflıdır ve arama, filtre, çok anahtarlı sıralama ve sayfalama sunar. Ayrıntı: Görünümler, filtre ve tablo.
• Bir sütunu silerseniz değerler temizlenir ve arayüz önce onay alır.

Kayıt modalında ← ve → tuşlarıyla komşu kayıtlar arasında gezinebilir, sütunları yerinde düzenleyebilirsiniz.

Kayıt açıldığında uzun metinler biçimli okunur: başlık, liste, tablo, alıntı ve kod parçaları yazıldıkları gibi görünür. Tabloda ise aynı metin tek satırda ve düz kalır — orada her satırın aynı yükseklikte olması gerekir. Kayıt uzunsa çekmecenin sol kenarının ortasındaki küçük tutamacı sürükleyerek genişletebilirsiniz; klavyeyle de çalışır (tutamaç seçiliyken sol ve sağ ok, Shift ile daha büyük adım, Home varsayılana döner). Seçtiğiniz genişlik hatırlanır ve çift tıklamak varsayılana döndürür.

#Toplu işlemler ve içe/dışa aktarma

• Toplu silme ve toplu güncelleme seçili kayıtlarda çalışır.
• İçe aktarma ekran başlığındaki İçe / Dışa aktar düğmesinden yapılır. Bir CSV ya da Excel (.xlsx) dosyası seçin (Excel'de ilk sayfa okunur); ikisi de dosya yükleyerek eklenir, metin yapıştırma yoktur. İlk satır sütun adları olmalıdır ve her satır bir kayıt olur. Her içe aktarma bitişik bir numara bloğu rezerve eder, böylece numaralar karışmaz.
• Dışa aktarma aynı diyalogdan yapılır. Koleksiyonun tamamını CSV veya Excel olarak indirin ya da doğrudan Dosyalar'a kaydedin. Başlık satırı sütun adlarından oluşur ve çıktı, içe aktarmanın beklediği biçimle birebir uyumludur, yani dışa aktarıp geri yükleyebilirsiniz. Oluşturma ve güncelleme zamanlarını da almak isterseniz diyalogdaki kutuyu işaretleyin. Bu iki sütun sona eklenir ve dosya artık içe aktarma için birebir uygun olmaz.
• Dosyadan yeni koleksiyon açmak için Koleksiyonlar sayfasındaki CSV/Excel'den oluştur düğmesini kullanın. İlk satır sütun adları olur, sütun tipleri (sayı, tarih, URL, metin) sütunlardaki verilere bakılarak otomatik çıkarılır ve satırlar kayıt olarak içe aktarılır.

#Semantik duplicate önleme

Bu, tekrar eden otomasyonun en can sıkıcı problemini çözer, yani aynı verinin ikinci kez yazılmasını engeller.

Klasik bir "benzersiz sütun" kuralı burada yetersiz kalır. "Apple yeni iPhone tanıttı" ile "Apple'ın yeni iPhone'u duyuruldu" farklı metinlerdir ama aynı haberdir, bir metin karşılaştırması bunu yakalamaz.

Orbi bunun yerine anlam benzerliğine bakar.

flowchart LR
  A["Agent kayıt yazmak istiyor"] --> B["Kaydın embedding'i üretilir"]
  B --> C["Mevcut kayıtlarla<br/>benzerlik karşılaştırması"]
  C --> D{"Eşik aşıldı mı?"}
  D -->|"evet"| E["Duplicate, yazma engellenir"]
  D -->|"hayır"| F["Kayıt yazılır"]
  E -.->|"force_write"| F

Ayarı siz yönetirsiniz. Koleksiyonun Ayarlar ekranındaki Yinelenen kayıt koruması bölümünden korumayı kapatabilir ya da sıkılığını seçebilirsiniz. Seçenekler Gevşek, Normal ve Katı'dır. Koruma sıkılaştıkça daha çok kayıt engellenir. Gevşek yalnız neredeyse birebir aynı kayıtları durdurur, Katı ise konusu yakın olan kayıtları da durdurur. Ne kadar sıkı olacağına karar vermek için tek bir soruya bakın. Bu koleksiyonda benzer ama farklı kayıtlar olur mu? Aynı gönderinin iki platform sürümü gibi meşru benzerlikler varsa katı bir ayar onları da engeller, o yüzden orada gevşek seçin. İnce ayar isteyenler için eşik değeri de açıktır. Eşik yükseldikçe koruma gevşer, çünkü yazma yalnız benzerlik o eşiği aştığında engellenir.

Karşılaştırmanın hangi sütuna bakacağını da aynı yerden seçersiniz. Yalnızca metin sütunları listelenir, çünkü karşılaştırma metnin anlamına bakar.

• Embedding'ler Ollama ile sunucu tarafında üretilir ve bunun için API anahtarı gerekmez.
• Vektör aramayı HNSW index hızlandırır, koleksiyon büyüdükçe yavaşlamaz.
• Kayıt güncellendiğinde embedding otomatik güncellenir.
• Kontrol write_record aracının içine gömülüdür, yani agent bu adımı "unutamaz".
• Agent gerçekten benzer ama farklı bir kayıt yazması gerektiğine karar verirse force_write ile bilinçli olarak geçebilir.

#Kaynak adresleri uydurulamaz

Bir agent araştırma yapıp kaynak gösterdiğinde, verdiği adresin gerçekten var olması gerekir. Bir dil modeli hiç görmediği bir adresi de yazabilir ve böyle bir adres okurken doğru görünür, çünkü alan adı tanıdıktır ve biçimi düzgündür.

Orbi bunu kuralla değil, kapıyla çözer. Bir koşu boyunca agent'ın kendisinin yazmadığı her metinde geçen adresler biriktirilir. Buraya sizin görev metninizde ve yorumlarınızda yazdıklarınız ile arama ve sayfa okuma araçlarının döndürdüğü sonuçlar girer. Agent bu listede olmayan bir adres yazmaya kalkarsa yazma gerçekleşmez. Hatayı görür ve ya gerçek adresi bulup kopyalar, ya gerçekten okuduğu kaynağı yazar, ya da linki bırakıp eksiği çıktısında belirtir.

Pratikte anlamı şudur. Agent iki kaynağın doğruladığı bir haberi kaydederken, açıp okuduğu kaynağı gösterir, okumadığı ve sadece adını bildiği daha tanınmış yayını değil.

Kontrol yalnız kaynak sütununda değil, agent'ın kalıcı olarak bıraktığı her metinde çalışır.

• Koleksiyon kaydının bütün sütunları, ozet gibi bir metnin içine gömülen link de dahil
• Görev yorumları, teslimatlar, açtığı görevlerin açıklaması ve adım özetleri
• Yazdığı dosyaların içeriği ve kanal paylaşımları

Birkaç ayrıntı daha var.

• Bu bir benzersizlik kuralı değildir. Aynı adresi istediğiniz kadar kayıtta tutabilirsiniz, bakılan tek şey agent'ın o adresi gerçekten görüp görmediğidir.
• Karşılaştırma adresin anlamlı kısmına bakar. www. öneki, sondaki / ve # işaretinden sonrası farkı bozmaz. Soru işaretinden sonraki kısım ise korunur, çünkü başka bir sayfayı gösterebilir.
• Kontrol yalnızca agent yazımları içindir. Bir adresi siz elle girdiğinizde ya da içe aktarma ile getirdiğinizde böyle bir kontrol çalışmaz.
• Adresin o an açılıp açılmadığına bakılmaz. Soru "bu sayfa ayakta mı" değil, "bu adresi gerçekten bir yerde gördün mü" sorusudur.
• Örnek adresler (example.com) ve yerel adresler (localhost) kaynak iddiası sayılmaz ve serbesttir. Düz yazıda https:// olmadan geçen alan adları da denetlenmez.

#Koleksiyonu uygulama ekranına dönüştürme

Bir koleksiyon menüye kalıcı bir uygulama ekranı olarak eklenebilir (yalnızca Admin).

Örnek olarak "Lead Generation" koleksiyonu, liste, düzenleme, dışa aktarma ve toplu işlemleri olan tam bir mini-CRM ekranına dönüşür. Agent'lar oraya yazmaya devam eder ve ekibiniz onu normal bir uygulama gibi kullanır.

AI ile şema önerisi de vardır. "Lead'leri isim, e-posta, şirket, durum ile takip etmek istiyorum" yazdığınızda şema otomatik önerilir.

Ekran sayısı planınıza bağlıdır, ayrıntısı Planlar ve güvenlik sayfasındadır.

#Kapsam: proje mi, workspace mi?

Koleksiyonlar hem proje bazlı hem workspace-geneli olabilir. Karar kuralı basittir.

• Veri tek bir projeye ait ve başka projede anlamsızsa proje kapsamı doğrudur.
• Veri projeler arasında paylaşılıyorsa (müşteri listesi, marka rehberi, terimler sözlüğü) workspace kapsamı doğrudur.

Kapsam sonradan değiştirilebilir. Ayarlar ekranındaki Kapsam bölümünden bir proje seçin ya da workspace genelinde bırakın.

#Ayarlar ekranı

Tabloyu kullanmak ile tabloyu tasarlamak farklı işlerdir ve ikincisi ekran başlığındaki Ayarlar düğmesinin arkasındadır. Orada şunlar bir arada bulunur.

• Genel bölümünde ad, amaç açıklaması, menü simgesi ve koleksiyonun bahsetme adresi durur.
• Kapsam bölümü proje ya da workspace genelini seçer.
• Yinelenen kayıt koruması bölümü açık/kapalı durumu, sıkılığı ve karşılaştırılan sütunu tutar.
• Sütunlar bölümü sırayı (tutamaçtan sürükleyerek ya da tutamaca odaklanıp yön tuşlarıyla), sütun eklemeyi, düzenlemeyi, tip değiştirmeyi ve silmeyi kapsar.
• Kopyala bölümü koleksiyonun şemasını (sütunlar ve görünümler) yeni bir koleksiyona kopyalar; kayıtlar taşınmaz, kopya boş doğar. Aynı düğme koleksiyon listesindeki satırlarda da bulunur.
• Geri alınamaz bölümü koleksiyonu silmeye ayrılmıştır.

Sütun sırası burada değiştirildiğinde şemanın sırası değişir ve herkes için geçerli olur. Tablodaki sütun sırası bundan ayrıdır, çünkü o açık olan görünüme aittir (Görünümler, filtre ve tablo).

#Dosya sütunları

file tipli sütunlara dosya veya görsel koyabilirsiniz. Arayüz tipe göre doğru şekilde render eder, yani görselde önizleme, kodda vurgulama ve diğerlerinde indirme sunar. Dosya sisteminin tamamı için Dosyalar ve artifact'lar sayfasına bakın.

#Koleksiyonu ekip dışına gösterme

Koleksiyon ekranının başlık çubuğundaki Paylaş düğmesi, bağlantıya sahip olan herkesin koleksiyonu tarayıcıda salt okunur açmasını sağlar. Tüm kayıtlar, tüm sütunlar ve tüm görünümler görünür, düzenleme ise kapalıdır. Ayrıntı ve güvenlik notları için Dışarı paylaşım sayfasına bakın.