Dışarı paylaşım

Bir dosyayı ya da koleksiyonu Orbi hesabı olmayan birine göstermeniz gerektiğinde paylaşım bağlantısı oluşturursunuz. Bağlantıya sahip olan herkes içeriği tarayıcıda açar, giriş yapması ya da üye olması gerekmez. Gördüğü şey salt okunurdur, yani düzenleyemez, silemez, yorum yazamaz.

#Neler paylaşılabilir?

İçerik	Ziyaretçi ne görür
Dosya	Dosyanın önizlemesi (görsel, PDF, metin, markdown) ve indirme düğmesi. Dosya bir artifact ise her zaman en son sürüm gösterilir ve raporu güncellediğinizde bağlantı yeni halini açar.
Koleksiyon	Koleksiyonun tamamı, yani tüm kayıtlar, tüm sütunlar ve tüm görünümler. Ziyaretçi görünümler arasında geçer, arar, sıralar, filtreler ve bir kaydı açıp ayrıntısını okur.

Koleksiyon paylaşımında görünümde gizlediğiniz bir sütun gizli kalmaz, çünkü ziyaretçi başka bir görünüme geçip görebilir. Bir sütunun dışarı çıkmasını istemiyorsanız koleksiyonu paylaşmayın ya da o veriyi ayrı bir koleksiyonda tutun.

Çöp kutusundaki dosya paylaşılamaz. Paylaşılan dosya ya da koleksiyon silinirse bağlantı da çalışmaz olur.

#Paylaşılan sayfada tıklanabilen tek şey

Bağlantı tek bir içeriği kapsar. İçeriğin kendi verisi görünür, örneğin bir tablonun hücresindeki dosya açılır ve indirilir, çünkü o dosya tablonun parçasıdır. Başka bir yere işaret eden her şey ise düz metin olarak kalır.

• Metindeki @task.12, @file.rapor gibi işaretler etiket olarak görünür ama tıklanmaz.
• Başka bir dosyaya verilen bağlantılar (./mimari.md gibi) açılmaz.
• İlişki sütunları yalnızca bağlı kaydın adını gösterir ve kayda gidilmez.
• Kişi sütunları ad ve avatar gösterir.

Yani bir bağlantıyı paylaştığınızda ziyaretçi yalnızca o içeriği görür, oradan workspace'inizin başka bir yerine geçemez.

#Bağlantı oluşturma

• Dosya. Dosyalar ekranında dosyayı açın, başlık çubuğundaki Paylaş düğmesine basın.
• Koleksiyon. Koleksiyon ekranının başlık çubuğundaki Paylaş düğmesine basın.

Açılan pencerede isterseniz bir son kullanma tarihi seçin, tarih geçince bağlantı kendiliğinden çalışmaz olur. Seçmezseniz bağlantı siz iptal edene kadar açık kalır. Bağlantı oluştur dediğinizde adres panoya kopyalanır ve listede görünür, istediğiniz zaman tekrar kopyalayabilirsiniz.

Aynı içerik için birden çok bağlantı olabilir, örneğin biri süresiz biri bir haftalık. Listede her bağlantının durumu (aktif, süresi doldu, askıda), kimin oluşturduğu, son kullanma tarihi ve kaç kez açıldığı görünür. Kimin açtığı tutulmaz, çünkü sayaç yalnızca "hiç açıldı mı" sorusuna cevap verir.

Bağlantıyı Admin ve Member rolündeki üyeler oluşturabilir. Viewer oluşturamaz.

#Kapalı alandaki içerik

Kapalı bir alandaki dosya ya da koleksiyon için bağlantıyı yalnız o alanın yöneticisi oluşturur. Üç durumda bir bağlantı askıya alınır:

• Dosyayı ya da koleksiyonu kapalı bir alana taşıdığınızda, o alanı yönetmeyen birinin açtığı bağlantılar askıya alınır. Taşıma raporu kaç tane olduğunu söyler.
• Birini kapalı alandan çıkardığınızda ya da izleyici yaptığınızda, onun o alanda açtığı bağlantılar askıya alınır.
• Bir yöneticiyi üyeliğe düşürdüğünüzde, onun o alanda açtığı bağlantılar askıya alınır. Onay penceresi kaç bağlantının askıya alınacağını söyler; kişinin kendisine de bildirim gider.

Askıdaki bağlantı açılmaz. Silinmez, listede Askıda yazar ve Denetim sekmesine düşer. Bağlantıyı açan ziyaretçi askının nedenini görür: içerik kapalı bir alana taşındı, bağlantıyı açan kişi artık alanın yöneticisi değil ya da bir yönetici askıya aldı. Kendiliğinden yeniden açılmaz; alanın yöneticisi paylaşım penceresindeki Askıdan çıkar düğmesiyle geri açar ya da yeni bir bağlantı oluşturur. Askıdaki bağlantının Kopyala düğmesi pasiftir, çünkü kopyalanan adres içeriği açmaz.

Kapalı alandaki içerik için paylaşım penceresi ayrıca uyarır: bu linki açan herkes içeriği görür. Kapalı alan içeriğinin paylaşılan sayfasında "Bu ekibe katıl" düğmesi görünmez, çünkü workspace'e katılmak o alanı açmaz.

#Bağlantıyı askıya alma ve askıdan çıkarma

Paylaşım penceresinde her bağlantının yanında Askıya al düğmesi vardır; askıdaki bağlantıda aynı yerde Askıdan çıkar yazar. Askı iptalden farklıdır: bağlantı silinmez, aynı adres askıdan çıkınca yeniden çalışır. Askıya almayı ve askıdan çıkarmayı alanın yöneticisi, Admin ya da bağlantıyı oluşturan kişi yapabilir; kapalı alandaki bir bağlantıyı askıdan yalnız o alanın yöneticisi çıkarır. Elle askıya alınan bağlantının ziyaretçisi "bir yönetici askıya aldı" açıklamasını görür. Her iki işlem de Denetim sekmesine düşer.

#Bağlantıyı iptal etme

Aynı pencerede çöp kutusu simgesine basın ve onaylayın. İptal anında etkilidir, yani bağlantıyı alan kişiler içeriği artık göremez. İptal geri alınamaz, gerekirse yeni bir bağlantı oluşturursunuz. Admin her bağlantıyı iptal edebilir, Member yalnızca kendi oluşturduğunu iptal eder.

#Workspace genelinde yönetim (Admin)

Ayarlar › Paylaşım sekmesinde üç şey bulunur.

• Dış paylaşım anahtarı. Kapattığınızda yeni bağlantı oluşturulamaz ve mevcut bağlantılar açılmaz olur. Bağlantılar silinmez, anahtarı yeniden açtığınızda aynı adresler çalışmaya devam eder. Workspace'ten dışarı hiçbir şey açılmasın istiyorsanız tek hamle budur.
• Katılma düğmesi anahtarı. Paylaşılan sayfalardaki "Bu ekibe katıl" düğmesini gösterir ya da gizler, ayrıntısı aşağıdadır.
• Bağlantı listesi. Workspace'teki paylaşım bağlantılarını içerik, oluşturan, tarih, son kullanma ve görüntülenme bilgisiyle listeler. Her satırdan kopyalayabilir, açabilir, iptal edebilirsiniz. Üyesi olmadığınız kapalı alanların bağlantıları bu listede yer almaz.

#Ziyaretçinin gördüğü sayfa

Bağlantı tarayıcıda sade bir sayfa açar. Üstte hangi workspace'in neyi paylaştığı ve "salt okunur" işareti, ortada içeriğin kendisi, altta "Orbi ile paylaşıldı" notu durur. Sayfa telefonda da okunur. Ziyaretçi aynı zamanda o workspace'in üyesiyse ve tarayıcısında oturumu açıksa üstte Orbi'de aç düğmesi görünür ve bu düğme içeriği uygulamanın içinde açar.

Paylaşılan bir zihin modeli ziyaretçiye de tuval olarak açılır: dalları katlayıp açabilir, yakınlaştırabilir, düğüm ayrıntısını okuyabilir; ama hiçbir şeyi değiştiremez ve kesik çizgili bağlar tıklanmaz. Ağacın nasıl okunacağı için Zihin modeli rehberine bakın.

Sayfanın dili ziyaretçinin tarayıcısından gelir. Adresin sonuna ?lang=en ya da ?lang=tr ekleyerek dili sabitleyebilirsiniz.

#Ziyaretçi ekibe katılmak isterse

Sayfanın üstünde Bu ekibe katıl düğmesi durur. Ziyaretçi bu düğmeye bastığında Orbi hesabıyla giriş yapar (hesabı yoksa açar) ve workspace'inize bir katılma isteği gönderilir. Yöneticiler bildirim ve e-posta alır, Ayarlar → Takım → Katılma istekleri altında onaylar ya da reddeder. Onayda rol seçilir ve Viewer ön seçilidir. Ayrıntı: Roller, davet ve oturum.

Düğmeyi göstermek istemiyorsanız Ayarlar → Paylaşım sekmesindeki "Bu ekibe katıl düğmesi görünsün" anahtarını kapatın, paylaşım bağlantıları çalışmaya devam eder.

#Güvenlik notları

• Bağlantı adresi tahmin edilemeyecek kadar uzundur, yine de bağlantıyı alan herkes içeriği görebilir. Hassas içerik için son kullanma tarihi koyun ve iş bitince iptal edin.
• Paylaşılan sayfa arama motorlarına kapalıdır ve sayfadaki dış bağlantılara tıklanınca adres karşı tarafa iletilmez.
• Bağlantı oluşturma, iptal ve anahtar değişiklikleri workspace'in denetim iziyle kayda geçer.
• Agent'lar bağlantı oluşturamaz, çünkü dışarı açma kararı her zaman bir insanındır.