Alanlar

#Alan nedir?

Bir workspace bütün şirketi taşıdığında satış, sosyal medya ve geliştirme aynı pano, koleksiyon ve dosya listesinde üst üste biner. Alanlar bu yüzden var. Workspace alanlara bölünür ve her pano, koleksiyon, dosya, akış ve kanal bir alanda durur.

• Genel şirketin ortak alanıdır. Herkes görür, her agent okur. Her workspace'te bir tane vardır, silinemez ve menünüzden çıkmaz.

• Açık alan paylaşılan bir klasör gibidir. Workspace'teki herkes alanın üyesidir, görür ve kendi rolüyle çalışır. Workspace'e sonradan katılan kişi de her açık alana kendiliğinden eklenir. Menünüzde ise yalnız eklediğiniz alanlar durur.

• Kapalı alan bir kasadır. Uygulamada yalnız üyeleri görür, workspace yöneticisi de üye değilse içeriğini görmez. İK, finans ya da hukuk gibi herkesin görmemesi gereken işler için açılır (Kapalı alan).

Kişisel sohbetiniz hiçbir alana ait değildir, onu yalnız siz görürsünüz. Sohbette bir şey oluşturmak istediğinizde Orbi onu hangi alana koyacağını size sorar.

#Menü

Sol menünün ilk sütununda Özet, Sohbet, Gelen kutusu ve Takvim durur. Altındaki Alanlar başlığında Genel ve menünüze eklediğiniz alanlar sıralanır. Bir alana tıklayınca ikinci sütun açılır ve o alanın panolarını, koleksiyonlarını, dosyalarını, akışlarını ve kanallarını gösterir.

Menünüzde olmayan bütün alanlar, açık da kapalı da, tek bir Diğer alanlar listesinde bekler; kapalı olanın simgesinde kilit durur. Oradaki Menüme ekle alanı menünüze taşır. Menünüzdeki bir alanın üzerine gelince çıkan düğme ise alanı menünüzden çıkarır. Menüden çıkarmak erişiminizi kaldırmaz, yalnız alanı gözünüzün önünden alır. Menü daraltılmışken liste, şeridin üzerine gelince açılan menüde durur; şeritteki üç nokta simgesi de onu açar.

Özet, Gelen kutusundaki Bugün listesi ve sabah özeti menünüzdeki alanları gösterir. Böylece başka bir ekibin işi sizin görünümünüzü doldurmaz. Takvim ve arama ise erişebildiğiniz her alanı kapsar: açık alanlar ve üyesi olduğunuz kapalı alanlar, menünüzde olmasalar da. Orada Alan seçicisiyle tek alana daralırsınız. Menü dışındaki bir alanın içeriğine ayrıca iki yolla ulaşırsınız:

• Kart numarasını yazarsınız (#42 gibi); arama o kartı nerede olursa olsun bulur.
• Alanı Diğer alanlar listesinden açarsınız.

#Alan açmak

Alanı workspace yöneticisi açar: menüdeki Alanlar başlığının yanındaki + ile. Bir ad, isterseniz bir açıklama ve renk verirsiniz, alanın açık mı kapalı mı olacağını seçersiniz. Alan bir panoyla açılır ve açan kişi alanın yöneticisi olur.

Açıklamayı iyi yazın, çünkü agent'lar o alandaki işlerde bu metni bağlam olarak okur. Açıklamayı, adı ve görünürlüğü sonradan alanın dişli simgesindeki Alan ayarları'ndan değiştirebilirsiniz (Görünürlüğü değiştirmek).

#Alan rolleri

Açık alanda herkes kendi workspace rolüyle çalışır: Admin alanda yöneticidir, Member üyedir, Viewer izleyicidir. Birine yalnız o alanda farklı bir rol vermek için Alan ayarları → Alandaki roller'e ekleyin. Kişi ekle ile birden fazla kişiyi seçip aynı rolle birlikte eklersiniz (varsayılan rol Üye'dir); satırdaki Rolü kaldır kişiyi yeniden workspace rolüne döndürür. Aynı kişi bir alanda yönetici, başka bir alanda izleyici olabilir.

Alan rolü	Ne yapabilir
Yönetici	Alanın adını, açıklamasını ve rollerini değiştirir; pano ve kanal açar, siler ve başka alana taşır; alanı siler
Üye	Kart, koleksiyon, dosya ve akış oluşturur, düzenler ve başka alana taşır
İzleyici	Okur, yazamaz

Workspace'te Viewer olan biri bir alanda en fazla izleyici olabilir. Genel'de ayrı rol verilmez, orada herkes workspace rolüyle çalışır. Açık alandan kimse çıkarılmaz; birinin bir alanı görmemesi gerekiyorsa alanı kapalı alana çevirirsiniz.

#Bir kişinin alan erişimi

Workspace yöneticisi bir kişinin bütün alanlardaki yerini tek ekranda görür: Ayarlar → Takım listesinde kişinin satırındaki kilit simgesi Alan erişimi penceresini açar. Her alan bir satırdır. Açık alanda kişinin rolünü değiştirirsiniz, kapalı alanda Erişimi yok kişiyi alandan çıkarır, bir rol seçmek onu alana ekler. Genel herkese açıktır ve değişmez.

Örneğin workspace'e katılan bir stajyerin yalnız bir alanı görmesi için o alan dışındaki alanlar kapalı olmalıdır. Stajyeri o alana ekler, diğer kapalı alanlarda Erişimi yok olarak bırakırsınız. Stajyer Genel'i yine görür; bu yüzden herkesin görmemesi gereken içerik Genel'de değil kapalı alanlarda durmalıdır.

Pencere alanın Alandaki roller bölümüyle aynı kuralları uygular. Yöneticisi olmadığınız kapalı alanda yaptığınız değişiklik Denetim sekmesine yazılır ve alanın yöneticilerine bildirilir.

#Alanlar ve agent'lar

Bir kartta ya da akışta çalışan agent kartın (ya da akışın) alanını ve Genel'i okur, ikisine yazar. Başka bir açık alandaki bir kaydı adıyla anarsanız okuyabilir ama oraya yazmaz. Bir yazma bu yüzden reddedilirse koşunun adımlarında sebebi görürsünüz.

Kişisel sohbette durum farklıdır. Sohbet sizindir, agent sizin erişebildiğiniz her alanı okur. Yeni bir dosya, koleksiyon, takvim etkinliği ya da akış oluşturacağı zaman alanı sizin söylemeniz gerekir. Söylemediyseniz agent size hangi alana koyacağını sorar. Kartın içindeki sohbette ise yeni içerik kartın alanına gider. Var olan bir koleksiyona ya da dosyaya yazmak yeni içerik sayılmaz, o kayıt kendi alanında kalır.

Workspace'e kurduğunuz bir bağlantı (konektör ya da MCP) varsayılan olarak Genel ve bütün açık alanlarda kullanılır. Bağlantının ayarlarında Yalnız seçilen alanlar'ı seçerseniz yalnız o alanların koşuları, kanalları ve akış tetikleri onu kullanır (Araçlar ve entegrasyonlar).

#Kapalı alan

Kapalı alanı yalnız Alan ayarları → Alandaki roller listesindeki kişiler görür. Listeye kişiyi alanın yöneticisi ya da workspace yöneticisi ekler, satırdaki Çıkar ile alandan çıkarır. Listede olmayan biri alanı menüde, aramada, takvimde, bildirimlerde ya da canlı güncellemelerde görmez. Kapalı alandaki bir karta bağlı bir kart ona "erişilemeyen kart" olarak görünür, adı görünmez.

Workspace yöneticisi üyesi olmadığı kapalı alanları menünün ilk sütunundaki Diğer alanlar listesinde, içerikleri olmadan görür. Oradan alanın üyelerini yönetebilir. İçeriği görmek için Katıl ile kendini üye yapar. Bu adım Denetim sekmesine yazılır ve alanın yöneticilerine bildirilir. Workspace yöneticisi alana başka birini eklediğinde ya da alandan birini çıkardığında da alanın yöneticileri haber alır.

Dışa aktarma. Workspace yöneticisinin Ayarlar › Veri sekmesinden indirdiği tam arşiv kapalı alanlar dahil bütün workspace'i taşır. Her dışa aktarma, kapsadığı her kapalı alan için Denetim sekmesine yazılır.

Birini çıkarmak. Alandaki rolünü kaldırdığınız kişi alandan çıkar. İzleyici yapmak da onun alanda yazmasını keser. İki durumda da:

• onun kuyruğa koyduğu kartlar sıradan geri alınır,
• onun kurduğu ya da son düzenlediği akışlar durur,
• agent token'larında bu alan seçiliyse seçim düşer,
• alanda açtığı dış paylaşım linkleri askıya alınır,
• hala ona atanmış ya da onun cihazında koşan kartların listesi alanın yöneticilerine bildirim olarak gider,
• çıkarılan (ya da yöneticilikten üyeliğe düşürülen) kişinin kendisine de bildirim gider.

Ona atanmış kartlar atanmış kalır; kart kendiliğinden başkasına verilmez. Yöneticiye giden liste bu kartları sayar, siz yeniden atarsınız.

Kapalı alanın son yöneticisi yöneticiliği başka bir üyeye vermeden ayrılamaz. Son yönetici workspace'ten ayrılırsa yöneticilik workspace yöneticilerine geçer. Workspace'ten ayrılan ya da workspace'te izleyici yapılan biri için de aynı bağlar kesilir.

Agent'lar kapalı alanda. Kapalı alandaki bir kartta ya da akışta çalışan agent yalnız o alana yazar, Genel'e bile yazmaz. Genel'in sabitlenmiş kurallarını bilir ama Genel'in diğer notlarını yalnız isterse okur. İnternette yalnız kartta, yorumda ya da bir aracın sonucunda gördüğü adresleri açar; böylece alanın verisi bir web adresine gömülüp dışarı çıkamaz. Başka alanlardaki agent'lar kapalı alanı okuyamaz. Orbi'nin sabah özeti ve dürtmeleri kapalı alanı hiç içermez.

Bağlantılar ve token'lar. Kapalı alan bir workspace bağlantısını ancak alanın yöneticisi Alan ayarları → Bağlantılar'dan açarsa kullanır. Dışarıdan bağlanan bir agent'ın token'ı da kendi adınıza kullandığınız token da kapalı alanı ancak token satırındaki Kapalı alanları seç ile seçilirse görür; seçimi token'ın arkasındaki kişi yapar ve yalnız üyesi olduğu alanları seçebilir. Kapalı alandaki bir kart, sahibi o alanı göremeyen bir cihaza gitmez.

Paylaşım. Kapalı alanda dış paylaşım linkini yalnız alanın yöneticisi açar. Kapalı alana taşıdığınız bir dosyanın ya da koleksiyonun başkasının açtığı linkleri askıya alınır; silinmez, listede "Askıda" yazar ve taşıma raporu kaç tane olduğunu söyler. Askıdaki linki açan dış kişi linkin askıda olduğunu söyleyen bir sayfa görür. İçerik açık bir alana geri taşınsa bile link kendiliğinden açılmaz; rapor askıda kalacak linkleri de sayar.

#Görünürlüğü değiştirmek

Alanın yöneticisi görünürlüğü Alan ayarları → Görünürlük bölümünden iki yönde de değiştirir.

Açıktan kapalıya. Kapatınca kimse erişimini kaybetmez: o an alanı gören herkes alanın üyesi olarak içeride kalır. Görmemesi gerekenleri sonra Alandaki roller bölümünden çıkarırsınız, her çıkarma Kapalı alan bölümündeki gibi o kişinin alandaki bağlarını keser. Onay penceresi alanın dışında neyin değişeceğini söyler:

• başka alanlardaki akış, sütun, not ve talimatların bu alanın içeriğini artık bulamayacağı,
• alanın yöneticisi olmayanların açtığı dış paylaşım linklerinin askıya alınacağı,
• dış araç token'larının ve giden webhook'ların bu alanı artık görmeyeceği (gerekirse ayarlarında alan seçilir).

Workspace bağlantıları alanın akışlarına hizmet etmeyi sürdürür, kapatma onları alanın bağlantı listesine ekler.

Kapalıdan açığa. Onay penceresi kaç kişinin daha göreceğini söyler. Açınca workspace'in her üyesi alana eklenir.

İki yön de Denetim sekmesine yazılır.

#İçeriği başka alana taşımak

Pano, kart, koleksiyon, klasör, dosya, kanal ve akış Başka alana taşı ile taşınır; panolarda komut, menüdeki pano satırının üzerine gelince çıkan satır menüsünde ve pano düzenleme penceresinde durur. Hedef listesinde yalnız yazabildiğiniz alanlar görünür; kapalı bir alan listede yoksa o alana taşımak için alanın yöneticisinden yetki istersiniz ve pencere bunu bir notla söyler. Taşımadan önce bir rapor açılır. Rapor önce neyin nereye taşınacağını ve taşımadan sonra kaç kişinin daha göreceğini ya da artık göremeyeceğini söyler, sonra sonuçlara göre gruplanır:

• Taşıma şu an yapılamıyor: taşımayı durduran sorunlar (yetki, aynı adlı dosya, süren bir iş, alanın son panosu). Bunlar çözülmeden Taşı düğmesi açılmaz.
• Kartlarını göremeyecek kişiler: taşınan kartlara atanmış ama hedef alanın üyesi olmayanlar, kaç karta atandıklarıyla. Onları hedef alana üye yapabilir ya da kartları başkasına atayabilirsiniz.
• Bu içeriği kullanan ayarlar: taşınan içeriğe bağlı akışlar, webhook'lar, ilişki sütunları, talimatlar ve hafıza notları. Her grup için taşımadan sonra ne olacağı yazar: çalışmaya devam eder, durur (ör. akış başka alandaki panoya kart açamaz, webhook kapalı alanın olaylarını göndermez) ya da yalnız okunur. Duracak olanın yanında ne yapmanız gerektiği de yazar.
• Taşımadan sonra: kuyruktan çıkacak kart sayısı, hedefte çalışacak akışlar, yerinde kalacak ekler ve askıya alınacak paylaşım linkleri.

Listeler kısa tutulur; uzun listenin geri kalanı "+N daha" ile açılır. Kart taşındığında numarası, geçmişi ve yorumları korunur. Akış taşınırken hedef alanda bir kopyası açılır ve eskisi durur. Kapalı alandan çıkan kartın ya da kanalın (panoyla taşınanlar dahil) ajan bilgisayarı sonraki koşuda boş klasörle başlar: kapalı alandayken klasöre giren dosyalar yeni alanın okurlarına gitmez. Genel'den ya da açık bir alandan taşınanın klasörü olduğu gibi kalır.

Kaynak alanda bir iz kalır, böylece "bu pano nereye gitti" sorusunun cevabı etkinlik akışında durur. Taşıma bir kartı atananın erişiminin dışına çıkardıysa atanan kişiye bildirim gider. Taşınan panonun eski adresini açan (ya da sekmesi taşıma anında açık olan) eski erişimli kişi "Bu pano taşındı" açıklamasını görür. Kapalı alandaki bir kartın atananı alana erişemiyorsa kart çekmecesi bunu atananın altında bir uyarıyla gösterir.

#Alanı silmek

Alanı yöneticisi ya da workspace yöneticisi Alan ayarları → Alanı sil ile siler. İki yol vardır:

• İçeriği taşı, sonra sil. Her şey Genel'e ya da seçtiğiniz başka bir alana taşınır, sonra alan silinir.
• İçeriği de sil. Her şey tek tek silinir. Kartlar panolarıyla gider, dosyalar çöpe düşer ve 30 gün boyunca Genel'in çöpünden geri alınabilir. Onay için alanın adını yazarsınız.

Genel silinemez. Silme hakkında daha fazlası Bir şeyi silmek sayfasında.

#Denetim sekmesi

Workspace yöneticisi Gelen kutusundaki Denetim sekmesinde kimin neyi değiştirdiğini görür; sekme yalnız yöneticilere görünür: alan açma, ad değişikliği ve silme, alan rolleri, workspace rolleri, üyelikten çıkarma, alanlar arası taşımalar, katılma istekleri ve dış paylaşım. Kapalı alanlar için ayrıca şunlar yazılır: bir yöneticinin kendini kapalı alana eklemesi, görünürlük değişimi, yöneticiliğin devri, askıya alınan linkler, kapalı alanı içeren dışa aktarma ve kapalı alanın bir webhook'a, bağlantıya ya da token'a açılması. Sekmenin üstündeki seçiciden bir alanı seçince yalnız o alanı ilgilendiren kayıtlar kalır.

#Plan sınırı

Alan sayısı plana bağlıdır ve Genel sayılmaz. Free planda yalnız Genel vardır, Starter planda Genel'in yanında üç alan açılabilir, Team ve Enterprise'da alan sınırsızdır. Panolar ve kanallar sayılmaz. Ayrıntı Planlar ve güvenlik sayfasında.