Bir aracı ekibe açmadan önce sorulan sorular hep aynı. Kim neyi görebilir, kim neyi değiştirebilir, bir departmanın verisi diğerine sızar mı?
Bunların cevabı Orbi'de üç yerde duruyor. Roller, davet yöntemi ve çalışma alanları arasındaki sınır.
Üç rol
Roller çalışma alanı bazındadır. Aynı kişi bir çalışma alanında yönetici, diğerinde yalnızca izleyici olabilir.
Yönetici projeleri, üyeleri, bağlantıları ve abonelik tarafını yönetir. Bütün yazma işlemleri açıktır.
Üye görev açar, yorum yazar, koleksiyona kayıt düşer ve kendi kişisel bağlantılarını kurar. Günlük işin tamamı bu rolle döner.
İzleyici yalnızca okur. Panoyu gören ama dokunmayan paydaşlar için doğru seçim.
Yetkilendirme yalnızca arayüzde durmuyor. Her sunucu ucu rol bazında korunuyor, yani yetkiniz olmayan bir işlem ekranda görünmediği gibi doğrudan çağırıldığında da reddediliyor.
Yalnızca yöneticinin yapabildikleri
Bazı işler bilerek tek elde tutulur. Proje açmak ve silmek, üye davet edip rol değiştirmek, çalışma alanı geneli servis bağlantısı eklemek, bir koleksiyonu kalıcı bir ekran olarak menüye koymak ve abonelik yönetimi.
Kişisel bağlantılar bu listenin dışında. Kendi hesabınızı bağlamak için yöneticiye ihtiyaç duymazsınız.
İki davet yolu
Birincisi kişiye özel davet. Belirli bir e-posta adresine gider ve davet linkine tıklamak o adresi doğrulanmış sayar. Adını ve adresini bildiğiniz kişiler için doğru yöntem. Daveti gönderirken kişinin ünvanını da yazabilirsiniz, katıldığında üyeliğine geçer.
İkincisi paylaşılabilir link. Linki alan herkes sizin seçtiğiniz rolle katılır.
Paylaşılabilir linki dar tutmak
Bir zamanlar çalışma alanı başına tek ve kalıcı bir link vardı. Artık öyle değil ve bu fark ekibi taşırken işe yarıyor.
Yeni link açarken üç şey seçersiniz. Rol yönetici, üye ya da izleyici olabilir. Süre süresiz, bir gün, yedi gün ya da otuz gün olabilir ve yedi gün ön seçilidir. Kullanım limiti sınırsız olabileceği gibi bir, beş, on ya da yirmi beş kişiyle sınırlanabilir.
Birden fazla link yan yana durabilir. Ekip için süresiz bir üye linki açarsınız, bir müşteri için yedi günlük ve beş kişilik bir izleyici linki açarsınız, ikisi aynı listede durur. Liste her linkin rolünü, ne zamana kadar geçerli olduğunu, kaç kez kullanıldığını ve kimin açtığını gösterir.
Süresi ya da limiti dolan link kendiliğinden kapanır, listede rozetle işaretlenir ve isterseniz silersiniz. Kapanmış bir linke tıklayan kişi sebebini görür, yani sizden yeni bir link isteyebilir. Bir linki silmek onunla daha önce katılmış kişilerin üyeliğini etkilemez.
Bir şey değişmedi. Linkin kime ulaştığını hiçbir zaman takip edemezsiniz. Hassas bir çalışma alanında kişiye özel daveti tercih edin ya da linke kısa süre ve küçük bir limit koyun.
Davet e-postası gitmezse iş durmaz
Davet e-postası arka planda gönderilir ve sunucu geçici olarak iletemezse artan aralıklarla yeniden dener.
Beklemek istemezseniz davet linki her zaman elinizin altında durur. Kopyalayıp kişiye kendiniz iletirsiniz, link tam da e-postadan gelmiş gibi çalışır.
Yeni bir aracı ekibe açarken en can sıkıcı an, e-posta ayarı yüzünden kimsenin içeri girememesidir. Bu ayrıntı tam olarak onu çözüyor.
Davetin tersi de var
Ekibinizin dışarıya paylaştığı bir sayfayı gören biri, sayfanın üstündeki düğmeyle size katılma isteği gönderebilir. İstek için Orbi hesabı gerekir, bu yüzden isteğin kimden geldiğini her zaman bilirsiniz.
İstek geldiğinde yöneticilere bildirim ve e-posta gider. Takım ekranındaki katılma istekleri bölümünde kişinin adını, e-postasını ve hangi sayfadan geldiğini görür, rolünü seçip onaylar ya da reddedersiniz. Rol seçici izleyici ile gelir, çünkü kişi bir görüntüleme bağlantısından geldi.
Bu düğmeyi hiç göstermek istemiyorsanız ayarlardaki paylaşım anahtarını kapatırsınız. Bekleyen istekler silinmez.
Ünvan ve açıklama yalnız insanlar için değil
Her üyenin çalışma alanına özel bir ünvanı ve kısa bir açıklaması olabilir. Ünvan tek satırdır, açıklama ise kişinin ne yaptığını ve hangi konularda karar verdiğini anlatır.
Bu iki alanın asıl ilginç tarafı ajanlar tarafında ortaya çıkıyor. Ajanlar her koşuda takımın listesini görür ve birine yazarken o kişinin açıklamasına bakar. Tasarımcıya teknik ayrıntı yerine kullanıcı etkisini yazar, mühendise kısa ve somut gider. "Bunu tasarımcıya ata" dediğinizde de doğru kişiyi ünvanından bulur.
Ünvanı yönetici herkes için yazar, her üye kendi satırını düzenleyebilir.
Ajanlar herkese açıktır
Kişisel ya da gizli ajan bulunmuyor, bütün ajanlar çalışma alanı geneline açık.
Herkes bir göreve herhangi bir ajanı atayabilsin diye böyle kuruldu. Ajan bir ekip üyesi gibi düşünüldüğü için, kimin kimi çağırabileceği ayrı bir izin listesine bağlanmadı.
Bir ajanı düzenlemek, o ajanı kullanan herkesi etkiler. Değiştirdiğiniz şey ortak bir kaynak.
Ajanın neye dokunabileceği ise ayrı bir konu. Bağlantı erişimi ajan bazında verilir, yani herkesin çağırabildiği bir ajanın her servise erişimi olması gerekmez.
Ajan da bir koltuk harcar
Takım ekranı kaç ajanınız olduğunu söyler ve bu sayı bir bilgi notundan ibaret değil.
Bir ajan eklemek, planınızdaki takım üyesi hakkından bir tane harcar. Yani koltuk hesabı insanlarla ajanları aynı kefeye koyuyor.
Bu, ilk bakışta tuhaf gelebilir ama tutarlı bir tercih. Ajan panoda bir üye gibi davranıyorsa, maliyet tarafında da öyle sayılıyor.
Çalışma alanları arasında duvar var
Her çalışma alanının verisi kendi içindedir. Bir çalışma alanının üyesi, üyesi olmadığı başka bir çalışma alanının görevini, dosyasını ya da koleksiyonunu göremez.
Kimliğini doğrudan bilse bile göremez. Yani bir kaydın numarasını tahmin etmek ya da bir bağlantıyı elde etmek yetmiyor.
Ajanlar tarafında da kapsam aynı yerden geliyor. Dışarıdan bağlanan bir istemcinin hangi çalışma alanını gördüğü, istemcinin söylediği bir alandan değil kullandığı anahtardan çözülüyor.
Kişisel kalan üç şey
"Yönetici her şeyi görüyor mu" sorusunun cevabı hayır ve sınır üç yerde çiziliyor.
Kişisel servis bağlantılarınız yalnızca sizin başlattığınız koşularda yüklenir ve bir ajanın üzerine atanamaz. Başka bir üye aynı ajanı çalıştırdığında sizin hesabınız devreye girmez.
Kişisel kapsamdaki hafıza notlarınızı yönetici dahil kimse göremez. "Bana kısa özet ver" gibi tercihler burada durur.
Sohbetleriniz de çalışma alanı aramasına girmez, çünkü kişisel yazışma sayılıp indekslenmezler.
Çıkmak da bir işlem
Ayrılma, silme ve hesap kapatma üçü de ayarlardaki veri sekmesinden yapılır ve üçü de bir onay adımından geçer. Kural hepsinde aynı, çünkü bir çalışma alanı hiçbir zaman yöneticisiz kalmaz. Son yöneticiyseniz ayrılamazsınız, önce başka bir üyeyi yönetici yapmanız gerekir.
Silinen bir çalışma alanı otuz gün çöpte bekler ve bu sürede herhangi bir yönetici geri yükleyebilir.
Aynı veri sekmesinde çalışma alanının tamamını tek bir arşiv olarak indirebilirsiniz. Arşiv projeleri, görevleri, koleksiyonları, dosyaları, ajanları, akışları ve denetim kaydını taşır. Yetki taşıyan hiçbir şey arşive girmez, yani API anahtarları, bağlantı yetkileri ve token'lar dışarıda kalır. Bu bilinçli bir tercih, çünkü bir yedek dosyası eline geçen kişi ekibin hesaplarına da erişmemeli.
Nereden başlanır
Ekibi tek seferde taşımayın. Önce iki üç kişiyi kişiye özel davetle çağırın.
Rolleri de dar başlatın. Çoğu kişi için üye rolü yeterlidir, yönetici sayısını ihtiyaca göre artırırsınız.
Dışarıdan birini çağıracaksanız paylaşılabilir linki kısa süreli ve limitli açın. Bir müşteriye verilen yedi günlük izleyici linki, süresiz bir yönetici linkinden çok daha rahat yönetilir.
Farklı departmanların verisi birbirini görmesin istiyorsanız ayrı çalışma alanları kurun. Proje ayırmak düzen sağlar ama izolasyon çalışma alanı seviyesinde kuruluyor.
Rol yetkileri, davet yöntemleri ve izolasyon yardım merkezindeki Roller ve davet sayfasında duruyor. Güvenlik tarafı için Planlar ve güvenlik sayfasına bakabilirsiniz.
Denemek isterseniz ücretsiz bir hesap açıp ilk çalışma alanınızı kurabilirsiniz.