Bir ajana "rakiplerin fiyat değişikliklerini takip et" dediğinizde ilk koşu işe yarar. İkinci koşu da işe yarar. Üçüncüsünde şunu sorarsınız, geçen ay ne bulmuştu?
Cevap, çıktının nereye yazıldığına bağlı. Sohbete yazılmışsa o pencerede kaldı. Kartın altına yorum olarak düşmüşse kart kapanınca akıştan çıktı. Bir koleksiyona yazılmışsa hem duruyor hem de üzerinde çalışabilirsiniz.
Koleksiyon, ajan çıktılarının biriktiği ve üzerinde çalışılabildiği katmandır. Tablo gibi görünür, filtrelenir, sıralanır, dışarı aktarılır.
Şemasız başlayın, sonra yapılandırın
Her koleksiyon en azından bir başlık ve bir içerik alanıyla başlar. Ajan hiçbir şema tanımlamadan yazmaya başlayabilir.
Kolon eklediğinizde koleksiyon tam bir tabloya dönüşür. Filtre, sıralama, sayfalama ve dışa aktarma o zaman devreye girer.
Bu sıra bilinçli seçilmiştir. Şemayı baştan doğru tasarlamak zordur, çünkü hangi alanlara ihtiyacınız olduğunu ancak veri birikmeye başladıktan sonra görürsünüz. Boş bir tabloya on kolon açmak, üçünü kullanıp yedisini boş bırakmakla biter.
Alanın türü, verinin nasıl okunacağını belirler
Kısa metin, uzun metin, zengin metin, adres, e-posta ve telefon için ayrı türler var. Sayı tarafında düz sayı, para birimi, yüzde ve yıldız bulunuyor. Tarih, evet-hayır kutusu, kapalı listeden tek seçim ve serbest etiketler de kendi türleri.
Kapalı liste ile etiket arasındaki fark "kaç değer" sorusuna dayanır. Bir kaydın durumu tektir, konuları birden çok olabilir. Etiket yazarken daha önce kullandıklarınız önerilir, böylece aynı şeyi iki farklı yazımla kaydetmezsiniz.
Dosya ile görsel aynı yere yüklenir ama farklı okunur. Dosyada "hangi belge", görselde "neye benziyor" sorulur. Görsel tabloda küçük resim olarak durur.
Bir alanı zorunlu işaretlerseniz o alan boş bırakılarak kayıt yazılamaz. Bu kural ajanlar için de geçerli, çünkü şema onlara da gidiyor.
Alanın ne işe yaradığını yazın
Her alana bir kullanım amacı açıklaması ekleyebilirsiniz. Ajan o alana ne yazacağına karar verirken bu açıklamayı okur.
Özet alanına "kaydın bir iki cümlelik özeti, tam içerik değil" yazdığınızda ajan oraya makalenin tamamını kopyalamayı bırakır. Tek bir cümle, her koşuda tekrar eden bir hatayı kalıcı olarak çözer.
Bunu ajana söylemenin diğer yolu her kartta aynı talimatı tekrarlamaktır ve o yol yorucudur. Alan açıklaması bir kez yazılır, şemayla birlikte her koşuya gider.
Bir kolonu ajan doldursun
Bazı alanların değerini siz değil ajan üretir. Alanı eklerken hangi ajanın çalışacağını ve ne üretmesi gerektiğini yazarsınız. "Şirketin adına ve sektörüne bakarak uygunluğu yüz üzerinden puanla, yalnızca sayıyı yaz" gibi.
Ajan satırın diğer alanlarını görür, yani puanı boşluğa vermez.
Doldurma işlemi elle başlatılır. Tek bir hücreyi ya da ekranda görünen satırları doldurabilirsiniz. Bunun otomatik olmaması bilinçli, çünkü bir tablonun tamamını farkında olmadan modele göndermek yapabileceğiniz en pahalı iştir. Üretilen değeri sonradan elle de düzeltebilirsiniz.
Aynı kayıt ikinci kez yazılmasın
Düzenli çalışan bir işin en can sıkıcı problemi budur. Ajan her koşuda aynı haberi biraz farklı cümlelerle yeniden kaydeder ve koleksiyon birkaç haftada okunamaz hale gelir.
Klasik bir benzersiz alan kuralı burada yetmez. Aynı gelişmeyi iki farklı cümleyle yazmak mümkün ve metin karşılaştırması bunu yakalayamaz.
Orbi bunun yerine anlam benzerliğine bakıyor. Ajan yeni bir kayıt yazmak istediğinde kaydın anlamı mevcut kayıtlarla karşılaştırılır ve benzerlik eşiği aşılırsa yazma engellenir. Ajan da bunu bir hata olarak değil, "bu zaten var" bilgisi olarak alır.
Bu özelliği koleksiyon ayarından açarsınız ve hangi alanın kaydı tanımladığını söylersiniz. Genelde başlık işi görür.
Kayıtları birbirine bağlamak
Bir kaydı başka bir koleksiyonun kaydına bağlayabilirsiniz. Bir kişinin hangi şirkete ait olduğu ya da bir fırsatın hangi müşteriye bağlandığı böyle tutulur. Bağ kurulduktan sonra o alana göre filtreleyebilirsiniz.
Ajanlar bu bağı kaydın adını anarak kurar. Sistem anılan şeyi doğru kayda çevirir, yani ajanın yeni bir şey öğrenmesine gerek kalmaz.
Biriken veri bir ekrana dönüşebilir
Bir koleksiyon işe yaramaya başladığında yönetici onu sol menüye kalıcı bir ekran olarak koyabilir. O noktadan sonra ekip "koleksiyonlar" sayfasına uğramadan doğrudan oraya gider ve koleksiyon bir tabloya değil, ekibin kullandığı bir uygulama ekranına benzemeye başlar.
İşleyen bir koleksiyonu kopyalayabilirsiniz de. Aynı şemayı ikinci bir müşteri ya da ikinci bir konu için kurarken alanları tek tek yeniden tanımlamanız gerekmez.
Nereden başlanır
Bir koleksiyon açın ve başlık ile içerikten başka hiçbir kolon eklemeyin. Ajana çıktısını oraya yazdırın ve birkaç koşu birikmesini bekleyin.
Sonra kayıtlara bakıp hangi bilgiyi filtrelemek istediğinizi görürsünüz. Kolonları o zaman açın, her birine bir kullanım amacı yazın ve düzenli çalışan bir iş varsa tekrar önlemeyi açın.
Alan türleri, ajan kolonu ve tekrar önleme ayrıntıları yardım merkezindeki Koleksiyonlar sayfasında duruyor. Biriken veriyi bir ekrana dönüştürmek de mümkün, o kısım Ekranlar sayfasında anlatılıyor.
Denemek isterseniz ücretsiz bir hesap açıp ilk koleksiyonunuzu kurabilirsiniz.